Fjarðaál er leiðandi fyrirtæki í notkun Microsoft Teams

Í fyrirtæki eins og Fjarðaáli, sem er rekið allan sólarhringinn, sjö daga vikunnar, úti á landi, er að mörgu að huga. Hvernig er best að manna vaktir? Hvernig fylgist maður með vinnuáætlun og biður um frí? Hvaða samskiptaleið er best til að hafa samband við yfirmann, mannauðsteymi og aðra starfsmenn í álverinu? Samskipti hjá Fjarðaáli hafa verið að mestu leyti með tölvupósti sem sumir starfsmenn höfðu eingöngu aðgang að í vinnunni.

Breyting varð á þessu þegar Teams samskipta forritið frá Microsoft var innleitt. Svo vel tókst til að Microsoft sendi teymi til Íslands til að gera myndband um innleiðinguna sem forstjóri Microsoft, Satya Nadella, sýndi á stórri ráðstefnu í Las Vegas í sumar. Myndbandið, þar sem rætt er við nokkra starfsmenn Alcoa, má nálgast á vef Microsoft.

Unnið að lausn beggja vegna Atlantshafsins

Hjá Fjarðaáli var skipuð nefnd til að finna lausn sem myndi finna bestu samskiptaleiðina fyrir starfsmenn. Í millitíðinni tók móðurfyrirtækið, Alcoa Corporation í Bandaríkjunum, þá ákvörðun að innleiða Microsoft 365, sem samanstendur af Office 365, Windows 10, og  Enterprise Mobility + Security til þess að gera starfsmönnum kleift að vinna betur saman og á öruggan hátt.

Fulltrúar Alcoa Corporation komu til Íslands til að funda með samskiptanefndinni. „Meðal þess sem við heyrðum var að allir nota Facebook og mönnum fannst Facebook Workplace vera besta lausnin þar sem fólk þekkir það umhverfi,“ segir Alison Koch sem er í innleiðingarteymi O365. „Við sýndum þeim að starfsmenn þyrftu að skipta yfir í annan aðgang að Facebook en þeirra persónulega aðgang sem gæti verið fyrirhöfn. Auk þess veitir Facebook ekki það öryggi sem Alcoa krefst. Microsoft 365 veitir okkur öruggt umhverfi fyrir samtölin okkar og meiri vernd gagnvart utanaðkomandi hættu.“

Aðgangur að Teams: alltaf, alls staðar

Tölvuteymi Alcoa í Bandaríkjunum hafði mikla trú á Microsoft Teams, sem er hluti af Office 365. Þau settu upp í Teams samskiptaleiðir fyrir ýmsar upplýsingar sem starfsmenn leita oft eftir, til dæmis rútuáætlun og matseðla, og sýndu fram á hvernig starfsmenn Fjarðaáls gætu tengst öðrum starfsmönnum. Vinnan reyndist mjög árangursrík og leiddi fljótlega til notkunar helstu kosta Teams, m.a. spjalls, samtala með hljóði, funda, skjaladeilingar og síðast en ekki síst „Shifts“ vaktakerfið sem starfsmenn gátu nálgast í farsímanum sínum.

„Áður en Microsoft 365 var innleitt gátum við ekki nálgast skjöl og fleira án þess að vera í VPN-sambandi eða tölvu í eigu fyrirtækisins,“ segir Alison. „Núna getur fólk tengst kerfinu hvar sem er, á hvaða snjalltæki sem er og það er alger bylting fyrir okkur.

Auðveldari mönnunaráætlun fyrir vaktir

Hjá Fjarðaáli hafði ekki verið auðvelt að halda utan um vaktaáætlun og tryggja að alltaf væru starfsmenn til staðar til að reka álverið áfallalaust. Í álverinu voru stórar segultöflur sem sýndu vaktir tvo mánuði fram í tímann og litlir seglar táknuðu starfsmanninn sem átti að vera á vakt eða óskaði eftir þeirri vakt. Taflan var einungis sýnileg fólki þegar það var í vinnunni, svo breytingar á áætlun gátu auðveldlega farið framhjá starfsmönnum.

Þegar yfirmenn þurftu að fá einhvern til að koma inn á vakt, urðu þeir að hringja í starfsmanninn og það gat jafnvel verið seint á kvöldin. Með notkun Shifts í Teams geta yfirmenn gert mönnunaráætlun sem starfsmenn hafa aðgang að í farsímanum sínum. Shifts hefur líka leitt til þess að starfsmenn missi ekki úr vakt og nú er það vandamál næstum alveg úr sögunni.

„Áður þurfti ég að fara og skoða töfluna til að sjá hvaða vaktir stóðu til boða, finna segulinn minn og setja hann á vaktina sem ég vildi fá, og koma svo aftur nokkrum dögum seinna til að sjá hvort fyrirspurnin hefði verið samþykkt,“ segir Birna Dögg Guðmundsdóttir, framleiðslustarfsmaður hjá Fjarðaáli.

Friðþjófur Tómasson, leiðtogi hjá Fjarðaáli segir: „Shifts í Teams virkar mjög vel til að gera mönnunaráætlanir. Ef ég ætti að lýsa því með einu orði hvað Teams þýðir fyrir mig, þá er það skilvirkni. Shifts sparar mér að minnsta kosti klukkutíma vinnu á dag.“

Snurðulaus vaktaskipti

Vaktaskipti urðu einnig auðveldari með innleiðingu Teams. Áður sendu framleiðslustarfsmenn tölvupóst í lok hverrar vaktar með upplýsingum fyrir næstu vakt. Vandamálið var þó að sumir starfsmenn gátu aðeins nálgast tölvupóst í álverinu og misstu því oft af þessum skilaboðum. Sindri Már Smárason, framleiðslustarfsmaður, segir: „Áður en Teams var innleitt gátum við ekki haft samskipti milli vakta. Ég fékk engar upplýsingar þar til ég var kominn á steypuvélina sem ég vinn við.“

Núna les Sindri Már skilaboðin frá fyrri vakt í Teams í rútunni á leiðinni í vinnuna. Hann segir: „Mér finnst ég tengdari vegna þess að ég veit hvers er vænst af mér áður en ég mæti á staðinn. Og ef einhver þarf að ná sambandi við mig, sendir hann mér skilaboð beint og ég sé þau um leið. Þar sem allir eru með farsíma í vasanum er Teams greinilega framtíðin fyrir vinnustaði.“

Að byggja upp samfélag

Þar sem Alcoa er stærsti vinnuveitandinn í nærliggjandi sveitarfélögum leitast fyrirtækið við að bjóða upp á vinnustað sem laðar til sín bestu starfsmennina. „Við leggjum mikla áherslu á fjölbreytni í starfsmannahópnum og þátttöku allra. Við viljum laða til okkar alla sem langar til að vinna fyrir Alcoa, án tillits til kyns eða aldurs, og við viljum ná til þeirra á gagnvirkan hátt, sama hvar þeir eru,“ segir Dagmar Ýr Stefánsdóttir, yfirmaður samskipta og samfélagsmála hjá Fjarðaáli.

Teams hefur sannarlega skilað því sem stjórnendur Alcoa vildu áorka. Birna Dögg  segir: „Með Teams í símanum mínum get ég alltaf tekið á móti skilaboðum svo ég missi ekki lengur af mikilvægum tilkynningum. Mér finnst líka þægilegt að nota spjallið á Teams því ég get sent skilaboð til hvers sem er og þeir geta svarað þegar þeim hentar. Við notum tjámyndir og hreyfimyndir og við fíflumst stundum. Þetta þarf ekki að vera allt á alvarlegu nótunum.“

„Allir hjá Alcoa eru sérfræðingar og við getum öll lagt okkar af mörkum til að gera fyrirtækið betra. Við erum framleiðsludrifið fyrirtæki og Teams hjálpar okkur í þeirri viðleitni,“ segir Dagmar Ýr. Að Alcoa sé framleiðsludrifið fyrirtæki þýðir að megináherslan er lögð á framleiðslustarfsmenn og góð samskipti þeirra á milli eru talin mikilvæg. 

Útrás í kortunum

Alcoa hyggst byggja á hinni farsælu innleiðingu Teams hjá Fjarðaáli til að nota það í önnur álver. „Einhver hjá Fjarðaáli gæti verið í vandræðum með mál sem starfsmaður í Brasilíu hefur leyst. Nú getum við tengt fólk svo það geti spjallað saman,“ segir Alison. „Það skiptir líka miklu máli, sérstaklega fyrir okkur sem alþjóðlegt fyrirtæki, að í Teams er hægt að velja þýðingu. Tungumál geta nefnilega verið hindrun í samskiptum milli fólks. Nú geta starfsmenn spjallað á sínu tungumáli og eytt þessum hindrunum.“

Ítarlegri útgáfu af þessari frétt má nálgast á vef Microsoft en skjáskotin hér að neðan eru af myndbandi sem þar er að finna.