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倫理規定およびコンプライアンス・プログラム |
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アルコア社の「倫理行動規範」は、すべてのアルコア従業員が、当社事業を規定する法律と規則、および当社の公式文書である「ビジネス活動方針とガイドライン」とその精神を理解し完全に遵守することを目指して策定されました。
このプログラムは、当社の「価値観」に貢献しない行動を予防・察知するため効果的であるように設計、制定、および執行されます。この要件を満たすために以下のステップを取りました。
- このプログラムには、世界中で公表した職場における基準および期待する行動が含まれ、アルコアの「アルコア行動規範」で包括的に説明してあります。このガイドはわかりやすい言葉で書かれ、アルコアが進出している重要地域の言語（2007年末現在で21ヵ国語）に翻訳されています。すべての従業員は就業地において、ビジネス活動の基準とその彼ら自身の職務責任への適用を理解するために研修を受ければなりません。この教育とガイドは、新入社員および契約・派遣社員のための就業開始過程の一部となっています。（ガイドの要旨をkey pointsで参照）
- わが社の倫理規定およびコンプライアンスへの取り組みを効果的に維持するため、株主のニーズに応える二つの集約版を作成しました。「アルコア行動規範（製造部門偏）」（Guide to Business Conduct in a Manufacturing Environment）はすべてのアルコア事業所で入手可能で、企業指針で討議している事項の一部を含み、生産または製造環境で想定されるビジネス活動に伴う懸案を中心に説明しています｡さらに、「アルコア行動規範（顧客及び仕入先向け）」を発行しました。製造部門偏と同様にこの文書は、顧客や供給業者がアルコア従業員や契約・派遣社員が事業関係でどのような行動を期待されているか知ることで基本指針の一部の理解に役立つように、作られています。
- わが社は、顧客や供給業者と折衝し、契約上会社から委任される立場にある、または機密情報にアクセスできる企業役員、事業所主導者、および従業員には、必須でかつ職務別のインタネットブラウザベースの倫理規定およびコンプライアンス研修を行っています。また、世界の全拠点における生産現場および事務所の従業員には、必須でかつ職務別の集合型の倫理規定およびコンプライアンス研修も用意しました。
- 四半期毎に、全従業員が現行の倫理規定およびコンプライアンス問題を認識し、さらにその理解を深めるために、企業倫理や行動規範に関する倫理規定およびコンプライアンス資料を全アルコア拠点に配布しています。
- 毎年わが社は「ビジネス行為と利害衝突に関する調査」を行います。2007年には11，600人以上の従業員が調査を受け、配布した調査票の100%を回収しました。この調査で出された問題または説明要求はすべて十分に検討され、結果は必要に応じて倫理規定およびコンプライアンス担当役員および法務担当弁護士が審査します。2007年にこの調査過程は社内監査で5（優秀）の査定を受けました。
最高経営責任者、最高財務責任者、法務担当弁護士、海外コンプライアンス取締役、倫理規定およびコンプライアンス取締役で構成するコンプライアンス諮問評議会は、定期的に会合し、プログラムの有効性を審議し、戦略的方向性を評価し、各過程への戦術的支援を行います。
2007年の現況
わが社の「倫理行動規範」の有効性を常に改善する取り組みとして、現行過程を支援および向上するいくつかのイニシアティブを2007年に実行しました。
最初のイニシアティブは、世界の各拠点の組織内で他者を統括する立場にある従業員すべてのために「リーダーのためのガイド」を策定し発刊することでした。世界中のリーダーに総計約156,000部のガイドを19ヵ国語で配布しましたが、実際の対象者は中間層のマネジャー、統括者、監督者および従業員チームのリーダーでした。その目的は、この努力によって現業と一般職の従業員両方に呼びかけることにありました。倫理行動規範の有効性については、「トップの意向」が重要であることに疑問の余地はありませんが、プログラムが失敗する原因は往々にして中間管理層にあることが立証されています。従って、その両方に注意を向けるべきでしょう。
わが社の信念は、アルコアの強さはわが社の従業員のビジネス行動の強さにある、というものです。法的コンプライアンスが必須条件であることは分かりますが、法の下で義務的な仕事をしているだけでは、マネジャーや従業員の日常の質疑に対応することはできません。職場環境で発生する可能性のあるあらゆる状況について規則文書を作っておくことは不可能です。マネジャーや従業員には倫理的な意思決定の技術が必要です。健全で倫理的な管理は、一般的な価値観および理念に依る自己管理の形をとります。
わが社の「リーダーのためのガイド」は、中間管理層マネジャーが従業員から倫理的問題を持ち込まれた場合に、これに対し有意義なアドバイスを与えるために作成されました。ライン部門管理が効果的であるためには、倫理規定およびコンプライアンスを「わがもの」にしておかなければなりません。「リーダーのためのガイド」は、問題提起を奨励し、悪い知らせに対応する見識を与え、わが社の反報復ポリシーを強調・強化し、従業員がわが社の方針または法律に適合しない行動を見つけた場合、これを問題として提起できる文化の創成を広く提案しています。
2007年に実行した第二の倫理規定およびコンプライアンスのイニシアティブは、いくつかの倫理規定およびコンプライアンス関連問題を統合した、退職者面談過程を開発、実施することでした。このイニシアティブを進めることになった背景には、退職者との面談過程を通じて、アルコアの倫理的風土、また特定の行動規範違反をある程度測り知ることができるとの信条があります。従業員によっては、コンプライアンス違反に関しては、特に質問されない限り話そうとしない者もいます。公平な第三者である業者が行う退職者面談は、退職者が潜在的に反倫理的・不適合な行動を繰り返していたことを明らかにする機会を与え、こうした問題を調査するうえで重要な機会を会社に提供し、もし問題が立証された場合の是正措置を取ることを可能にします。
わが社の倫理規定およびコンプライアンス過程を成熟させるためのもう一つの重要なステップとして、倫理行動規範が会社組織に及ぼす影響の客観的評価の助けとなる有効性指標の開発があります。わが社には活動評価指標を保持してきた歴史があります。これらの指標は、わが社が倫理規定およびコンプライアンス・ツールをどの程度展開したか、またどれだけ活用したかを測定するためのものです。測定しないものは、しかしそれがなにより重要なのですが、こうした過程を実施した結果アルコア社内にどのような変化がもたらされたかということです。
倫理・行動規範ホットラインのプログラムは、測定値の二つのタイプの差を説明します。活動（電話問合わせ件数、電話内容、地域活動、提供サービスの精度など）を測定しても、これらの指標だけではホットラインがアルコアおよびその従業員にもたらす価値を計れません。有効性を測るためには、匿名電話率および問合わせ件数に対する不正申立て比率を含む複数の有効性指標で、ホットラインへのコール状況を分析します。
わが社のインタネットブラウザベースの倫理規定およびコンプライアンス研修では、活動を監視（準備コース数、コース修了率など）します。研修の効果を測るのに、研修によりどの程度効果的にアルコア社のビジネス活動方針の認知度が高まるか、またこれらの方針が従業員の態度にどう影響するかなど、この研修の価値に対する従業員の認知度を確認するための調査を実施しました。
各四半期に、研修に参加登録した13，000人の従業員に対し、同じ調査に二回参加することのないよう依頼したうえで、その中から無作為に200人を選び調査票を送っています。調査を実施して以来、各四半期の回収率は90%以上を上げています。また、調査質問に対する肯定的な回答は常に平均90～95%の間にあります。
最後に、アルコアが懲罰処分を真剣に考えていることに対する認知度を高めるために、四半期毎に発行される倫理規定およびコンプライアンスに関する記事を通じて定期的に最新情報を提供しています。これらの記事では、守秘義務を維持しながら、不正行為の報告やわが社に頻繁に寄せられる質問およびその回答を広く掲載しています。この四半期ごとの最新情報は、世界の各拠点において従業員ニュースレター形式で公表され、いずれは会社の倫理規定関連の進捗状況に関する法典となるばかりでなく、会社の倫理強化およびその測定に対する経営陣の熱意の証となります。
倫理・行動規範ホットライン
わが社がグローバルに展開する「倫理・行動規範ホットライン」は、従業員のみならず社外の関係者も、職場活動および事業慣行に関して懸念や問題点を提起できる匿名のチャンネルを提供します。従業員はこのホットラインを使って法律や規則を母国語で解釈し、アルコア社の方針・手続きを明確にし、適正行動に関するアドバイスを得るように勧められています。
ホットラインは世界中のアルコア社従業員が利用できます。現地の通話料のかからないホットライン、電話をかけた人の母国語で応答します。わが社では倫理規定およびコンプライアンス・e-メールアドレス（希望により匿名で）、および書面による問い合わせに対しては郵送先をお知らせしています。すべての懸念・助言の要請に対し報復措置を取ることなく対応し、問題の深刻度および件数にもよりますが、現時点では18暦日以内に回答することを目標としています。2009年までには12就業日以内に問題の90%を解決することを目指しています。
従業員の電話または書面による問合わせに対して、問題点を直ちに審議します。従業員の個人的安全、アルコア社の資産、または地域社会に直ちに脅威があると思われるものは、事前に規定した緊急時連絡先に送り速やかに調査を開始し、必要に応じて是正措置を取ります。緊急を要しない問題は地域の連絡先へ審議のため送付し、そこから調査のため適切な拠点または事業所に転送します。
問題が解決されると、調査に関する回答書および是正措置が倫理・行動規範ホットラインの業者に提出されます。問合わせ者には前もって認証番号を与えられ、18日後ホットラインへの電話で調査結果から必要な情報を取得することができます。
ビジネス倫理および企業責任
アルコア社におけるビジネス倫理と企業責任の共生関係は、会社の事業に対する価値観重視のアプローチに根ざしており、ますます多様化・複雑化する利害関係者ベースのニーズに応えるため、今日の企業が財務業績以上のものを目指さなければならないことを示しています。
価値観重視の倫理的会社として、わが社は持続可能性の原理を支持しこれを実践します。持続可能性のコンセプトの適用は、わが社の倫理理念の強力な基盤を前提としています。両者は本質的に関連しており、わが社としてはこの両者にはっきりとした明確なアプローチを取り、財政的および環境的、そして社会的責任を果たすためにわが社の企業文化に取り込み、常時監視を続けています。
アルコア社においてビジネス倫理とは、倫理的価値観のビジネスへの応用に関する問題であり、わが社従業員の日常業務の遂行を支えています。
企業責任におけるわが社の焦点は、ビジネス戦略の中心にこれらの倫理的価値観を取り込み、わが社の利害関係者に一連の確約を行うことにあります。企業責任は、会社の倫理的価値観と方針、およびその価値観を機能させるプログラムとに支えられ、何が組織の責任か、また誰に責任を負うか（そしてなぜか）を明確化するための一助となります。ビジネス倫理と企業責任は様々な方法で表現されますが、多くの場合ビジネス倫理の主な目標は害を防ぐことにあり、企業責任のイニシアティブの目的は善を行うことにあります。
ビジネス倫理と企業責任の相互関係は現代社会においてますます重要な役割を担っています。今や企業は一定の行動基準を期待する国際社会に及ぼす影響を考慮せず経営を行うことはできません。世間の要求がさらに厳しくなるにつれ、これらの基準は、消費者が誰から製品・サービスを購入するかを決める重要な要因になり得ます。ビジネス倫理協会は、会社の事業継続に対する社会の承認を「営業ライセンス」と称しています。換言すれば、社会は、企業がその従業員を公正に扱い、顧客に真実を告げ、環境に与える影響に対処することを、ますます期待するようになって来ています。
アルコア社では、ビジネス倫理と企業責任のイニシアティブ双方が強固に結びつくことにより、わが社が何に対し責任を持ち、誰に対し責任を果たすか、またそれはなぜか、そしてわが社の長期目標達成のために必要なイニシアティブと行動とは何かを明確にすることができるのです。
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